Nghề Comtor

Part 1: Định nghĩa năng lực giao tiếp & cách thức giao tiếp

Part 2: Kỹ năng tạo nên năng lực giao tiếp và cách rèn luyện năng lực giao tiếp

Bốn yếu tố tạo thành năng lực giao tiếp

Giao tiếp là “tương hỗ lẫn nhau”, và do có hai phương tiện (ngôn ngữ và phi ngôn ngữ), nên có thể phân chia năng lực giao tiếp chia ra làm 4 kỹ năng.

Năng lực liên quan đến ngôn ngữ điều quan trọng là “truyền đạt một cách chính xác, tiếp nhận một cách chính xác”, năng lực liên quan đến phi ngôn ngữ quan trọng là “xây dựng lòng tin”.

Tốt nhất, bạn nên ưu tiên rèn luyện từ những kỹ năng mà bạn chưa giỏi hoặc còn thiếu, lý tưởng nhất kết quả sau cùng là cân bằng được tất cả các kỹ năng. 

Dưới đây là một số mẹo để rèn luyện từng kỹ năng.

①  “Năng lực truyền đạt” những điều bản thân muốn nói

Đó là khả năng truyền đạt rõ ràng những điều bản thân muốn nói cho đối phương một cách dễ hiểu nhất.

② “Năng lực lắng nghe” lời nói của đối phương

Để rèn luyện khả năng lắng nghe, điều quan trọng là bạn phải có tâm thế và thái độ “lắng nghe đến cùng những gì đối phương muốn truyền đạt”.

Có những người thiếu khả năng lắng nghe, khi nhìn thấy đối phương định triển khai câu chuyện thì họ sẽ bắt đầu nói trước, hoặc là họ ngắt lời giữa chừng và bắt đầu đặt câu hỏi.

Ngoài ra, một số người sẽ ngay lập tức phủ nhận lời nói của đối phương, chúng mình đừng làm những hành động như thế nhé.

Con người ngay khi có cảm giác “ họ không lắng nghe mình nói” thì sẽ có suy nghĩa là bản thân mình không được tôn trọng.

Mối quan hệ tin tưởng được xây dựng ở những người tôn trọng lẫn nhau.

“Khả năng lắng nghe” còn là năng lực hiểu được những gì đối phương muốn truyền đạt.

Trường hợp mình không hiểu hết được nội dung đối phương muốn truyền đạt chỉ thông qua ngôn ngữ, thì nên đặt những câu hỏi và xác nhận nội dung bằng câu nói “tôi hiểu thế này, thì có đúng ý bạn không?” v.v…., để bổ sung thêm thông tin nhé.

③ “Năng lực truyền đạt” phi ngôn ngữ

Phi ngôn ngữ chính là những chuyển động của mắt, tông giọng nói, cử động cơ thể, cử động tay v.v…

Cũng có liên quan đến “khả năng nghe ngôn ngữ”, nhưng giao tiếp phi ngôn ngữ rất quan trọng để tạo ra bầu không khí giúp người đối diện nói chuyện dễ dàng.

Để truyền tải cho đối phương biết là mình đang lắng nghe, hãy có những hành động ví dụ như là : hướng cơ thể và ánh mắt về phía đối phương, gật đầu, kèm theo những từ Aizuchi (từ đệm) (*) hưởng ứng theo câu chuyện của đối phương, hoặc những biểu hiện cảm xúc trên khuôn mặt v.v….

④ “Năng lực đọc được” phi ngôn ngữ

Để nắm bắt được “cảm xúc” hoặc “suy nghĩ thật sự” của đối phương mà đã được ẩn dấu bên dưới của ngôn từ lời nói đó thì cần phải có năng lực đọc được phi ngôn ngữ.

Ví dụ: đối phương dùng ngôn từ bày tỏ lòng biết ơn, tuy nhiên lại có nét mặt tối sầm, thì bạn có thể phán đoán rằng đối phương đang có một nỗi niềm nào khác.

Vì con người sẽ có lòng tin với những người đồng cảm với mình và những người phản ứng giống với cảm xúc của mình, đây chính là kỹ năng quan trọng để xây dựng mối quan hệ tin tưởng.

(Trong số đó, cũng sẽ có những người có cái tôi cá nhân cao, họ không thích bị người khác đọc rõ được suy nghĩ của họ, đối với những người như thế thì bạn nên giả vờ như không biết nhé.)

Để rèn luyện khả năng nắm bắt phi ngôn ngữ đó, cơ bản cần phải có  “quan tâm, chú ý đến đối phương”, “quan sát đối phương”, “lưu giữ thông tin đối phương”

Vốn dĩ, khả năng đọc được phi ngôn ngữ là năng lực bản năng của con người

Vì những người thường dựa vào ngôn ngữ để giao tiếp thông thường hoặc giao tiếp mà không quan tâm đến đối phương, sẽ tùy bối cảnh ở đâu mà “nhớ ra đến đó”, cho nên hãy thử tạo thói quen quan sát và quan tâm đối phương hàng ngày nhé.

Việc quan sát hành động và ngôn ngữ mà đối phương đang sử dụng, sẽ nhìn thấy được giá trị quan của đối phương.

Từ kho thông tin ví dụ như là các kiểu hành động, giao tiếp ngôn ngữ / phi ngôn ngữ của từng cá nhân như thế, mà chúng ta có thể phát hiện ra sự thay đổi bất thường hoặc sự khác biệt với giá trị quan của người khi giao tiếp với họ.

Hơn nữa, việc lặp đi lặp lại việc phân tích các dữ liệu như thế, sẽ giúp bạn dễ dàng đọc được suy nghĩ cảm xúc thật của những người dù mình chỉ mới gặp lần đầu.

Kết luận

Để nâng cao năng lực giao tiếp, cần phát triển cân đối bốn kỹ năng ở hai lĩnh vực “ngôn ngữ” và “phi ngôn ngữ”.

Kỹ năng này sẽ được đánh bóng trên thực tiễn, vì thế hãy luôn ý thức trong mọi giao tiếp hàng ngày.

Giải thích: 

(*)  Aizuchi (từ đệm) : là những đệm theo với câu chuyện của đối phương đang nói 

うん (un): ừ

ああ (aa): à

ええ (ee): ừ, tôi hiểu

そうそう (sou sou): đúng đúng

そうですね (sou desu ne): ừ, đúng thế nhỉ

Tham khảo

https://mba.globis.ac.jp/careernote/1181.html

https://kilala.vn/van-hoa-nhat/aizuchi-bi-quyet-de-cuoc-hoi-thoai-tu-nhien-nhu-nguoi-nhat.html

Part 1: Định nghĩa năng lực giao tiếp & cách thức giao tiếp

Trong công việc cũng như trong cuộc sống cá nhân, chắc hẳn là chúng ta sẽ cảm thấy ganh tị với những người có kỹ năng giao tiếp giỏi đúng không nè? Chúng mình cùng nhau tìm hiểu và học cách làm thế nào để trở thành người có kỹ năng giao tiếp tốt nhé.

Giao tiếp là “chia sẻ thông tin và thấu hiểu suy nghĩ của đối phương”, và năng lực giao tiếp là khả năng thực hiện việc đó một cách trôi chảy.

Khi cố gắng nâng cao năng lực giao tiếp, mọi người có xu hướng suy nghĩ là “làm thế nào để truyền đạt cho đối phương”.

Tuy nhiên, điều quan trọng nhất khi giao tiếp đó chính là “hai chiều”.

Chúng ta không chỉ truyền đạt thông tin cho đối phương mà còn phải có quan điểm “làm thế nào để tiếp nhận thông tin từ bên kia một cách tốt nhất (chính xác nhất)”.

Những người có tính cách hướng nội hoặc những người nhút nhát, khi nhìn vào những người có tài ngoại giao tốt thì có thể họ sẽ nghĩ là “bạn ấy có năng lực giao tiếp cao quá, ganh tị thật

Tuy nhiên, không hẳn là “người xã giao tốt = người có năng lực giao tiếp cao.”

Giao tiếp là “hai chiều”, vì vậy dù xã giao tốt mà không lắng nghe đối phương nói mà chỉ nói một chiều, hoặc nói chuyện mà không quan tâm để ý đến hoàn cảnh và cảm xúc của đối phương thì cũng không thể nói là người đó có năng lực giao tiếp cao được.

Ngay cả những người có tính cách hướng nội, thì cũng có rất nhiều người có kỹ năng cao trong việc cảm nhận được cảm xúc và rất giỏi trong việc nắm bắt được lời nói của đối phương.

Có một “quy tắc bóng bàn” ở nghiên cứu điều tra các đặc điểm của những người có năng lực giao tiếp cao.

Trong cuộc trò chuyện 1: 1, cuộc nói chuyện với nhau sẽ được đáp lời hào hứng nếu thời gian mình nói chiếm khoảng 40 – 60%. (ví dụ: “ bản thân : đối phương = 4:6”; hoặc “ bản thân : đối phương = 5:5” v.v…)

Có thể sẽ xuất hiện tình trạng sau : nếu thời gian mình nói vượt quá 60%, đối phương sẽ nghĩ rằng “chẳng thèm nghe lời mình nói gì cả”, ngược lại nếu thời gian mình nói thấp hơn 40% thì đối phương sẽ cảm nhận là “không có hứng thú với câu chuyện mình đang nói nhỉ”

Do đó, để cân bằng tốt cho cuộc nói chuyện thì thời gian nói sẽ trong khoảng 40 – 60%.

Hãy thử xem xét lại cuộc đối thoại của bản thân từ trước đến nay, nếu bạn có cảm giác “hình như mình chưa cân bằng tốt?” thì hãy nhớ rằng giao tiếp là “hai chiều”, và hãy thử áp dụng quy tắc bóng bàn vào cuộc hội thoại thử nhé.

Có 2 cách giao tiếp là “ngôn ngữ” và “phi ngôn ngữ”

• Ngôn ngữ

Ngôn ngữ chính là ngôn ngữ, lời nói.

Chúng ta giao tiếp lẫn nhau bằng cách chuyển các thông tin ví dụ như là “suy nghĩ”, “giá trị quan” và “kiến thức” trong đầu chúng ta thành lời nói.

• Phi ngôn ngữ

Chính là những điệu bộ, cử chỉ tay, tông giọng nói, biểu cảm nét mặt, chuyển động của mắt v.v…

Quan trọng là phải nắm bắt được “cảm xúc” hoặc “suy nghĩ thật sự” của đối phương mà đã được ẩn dấu bên dưới của ngôn từ lời nói. Đây là chính là phi ngôn ngữ.

• Giao tiếp phi ngôn ngữ cũng rất quan trọng

Khi cố gắng cải thiện năng lực giao tiếp, mọi người có xu hướng chú ý đến việc nâng cao kỹ năng ngôn ngữ chẳng hạn như là “nói như thế nào?” “nói cái gì?”

Tuy nhiên, phi ngôn ngữ cũng rất quan trọng.

Có một thực nghiệm về giao tiếp phi ngôn ngữ tên là “Định luật Mehrabian”.

Nghiên cứu này phát hiện ra rằng : khi muốn nắm bắt được cảm xúc của đối phương phần lớn thông tin lấy được đều do phi ngôn ngữ (thính giác, thị giác).

Part 2: Kỹ năng tạo nên năng lực giao tiếp và cách rèn luyện năng lực giao tiếp

Tham khảo :

https://mba.globis.ac.jp/careernote/1181.html